浅析企业行政管理的常见问题及对策 浅析企业行政管理的常见问题及对策摘要:随着经济的发展,企业行政管理工作在企业经营活动中起着越来越至关重要的作用,其通过管理、协调和服务三大功能来促进企业的正常运下面是小编为大家整理的浅析企业行政管理的常见问题及对策 ,供大家参考。
浅析企业行政管理的常见问题及对策
摘要:随着经济的发展,企业行政管理工作在企业经营活动中起着越来越至关重要的作用,其通过管理、协调和服务三大功能来促进企业的正常运行。但是当前许多企业的行政管理工作中暴露出了一些问题,比如“游击作风”、“机关作风”、行政管理体系缺位以及“脱离现实”等。
引言
随着经济全球化的推动,企业行政管理在现代化的企业经营活动中发挥着越来越举足轻重的作用,它已成为影响企业长远发展的重要因素。企业行政管理是现代化企业科学化管理的基础和动力,它从决策、效能、计划、协调、管控和人力等多个方面组成了企业的管理体系。
从广义上讲企业行政管理包括四个方面,分别是人力资源管理、行政事务管理、财产会计管理以及办公事务管理;从狭义上主要是指办公事务管理和行政事务管理。具体的工作涉及企业经营活动中各部的方方面面,包括日常办公事务管理、企业相关制度的制定、执行和推动、档案管理、会议管理、财务设备、生产经营管理、办公物品管理、安全卫生以及涉外事务管理等。
一个运行良好的企业就如同一辆保养良好的汽车,必须保证汽车各个部件保养良好,结合严密,各自发挥本身的作用,才能在行驶中跑得既快又稳,才能保证不会因为汽车出现安全事故。而行政管理工作就好比汽车的发动机,只有性能良好的发动机才可以使汽车跑的更
稳、更快、更安全。
一、企业行政管理的职能
企业行政管理者每天面临的事务大多是比较繁琐、不起眼的事情。但正是这些繁琐的事务构成了企业行政管理这棵大树的树枝树叶。总的来说,企业行政管理
职责中有三大功能,分别是管理、协调和服务,而其中管理是三大功能的主干,协调是核心,服务是根本。企业行政管理人员必须在管理、协调和服务三大功能之上再上一个台阶,才能达到现代化企业管理者的要求。
企业行政管理功能之一“管理”。行政管理者不单单要在工作中做好企业领导的助手,而且还应该进行深层次的思考,在企业的企业文化,经营理念,企业精神等加入自己深层次的思考,在实际工作中加以贯彻落实,并给领导提供合理建议,成为领导不可或缺的“幕僚”。这需要行政部门领导不但要务事,而且要有思想,有想法,敢创新。只有这样的行政部门领导才能真正的把企业行政部门的工作做上一个新的台阶。
企业行政管理功能之二“协调”。部分企业行政管理人员可能对协调存在一些错误的认识,认为协调就是简单的把领导的话传达下去,就以为完成了协调的任务。其实协调对于一个现代化企业的正常运行起着至关重要的作用,它的任务包括及时准确的做好上级与下级,同级部门之间、企业内部与企业外部的沟通,同时在顺利沟通的基础之上做好协调。真正的协调必须建立在良好充分的沟通的基础之上。
企业行政管理功能之三“服务”。服务是企业行政管理工作的根本,因为行政部门的作用就是服务其他部门及领导,保证公司正常的运行。同时行政部门要耐得住做幕后英雄的角色,不能奢望自己变成公司的“中心”,如果真出现这种情况,反倒证明行政工作的失位,更可能影响公司各方面工作的正常运行。
企业行政管理工作的最高境界可以概括为“润物细无声”几个字。行政部门要做到不与其他部门去争荣誉,抢功劳,在具体的工作中最忌讳的就是去凸显自己的存在。行政管理部门的工作就好比一台自动化的机器,一头是原料加进去,另一头就生产出了合格的产品,至于内部生产的各个环节都消化在行政管理部门的内部。
二、企业行政管理的特点
企业行政管理与政府行政管理工作存在本质上的不同,其根本的任务是实现科学化的企业管理,从而提高企业的生产效率,所以企业行政管理有以下两点特点:
(1)非独立性。企业行政管理的根本在于服务,也就是服务企业的经营活动,它并不是企业的目的所在。它是通过合理的调配企业的各种资源,从而调动企业员工工作的积极性,最终实现企业经济效益的最大化。
(2)实际性。与政府机关的行政管理相比,企业行政管理工作更加注重根据企业的实际需求,从实际需求出发,通过企业行政管理的工作,使诸多繁杂的事情变得更简单,更精炼,更具备可操作性和实用性,从而提高企业的经济效益。
三、企业行政管理的常见问题
企业行政管理部门往往所涉事务多,所涉部门多,因此也容易出现一些问题。
(1)企业行政管理工作中的“游击作风”
目前公司的行政管理仍然存在由主观意愿进行办事的“游击作风”问题。有的子公司规章制度比较混乱或是没有形成一个完整的制度体系,造成分工不明确,没有一个完整的逐级管理,逐级授权的工作程序,造成最后在工作中无章可循,或者是有章不依。而在实际的办事过程中完全按照领导的个人想法来决定大大小小的事项,这就造成了决策不具备科学性和严谨性,决策的正确或者错误完全凭借运气。这样同时还造成领导权力过于集中,各级负责人都形同虚设的问题,很容易影响公司行政管理的效率以及员工的工作热情,最终导致企业各种资源的巨大浪费。
(2)企业行政管理中的“机关作风”
作为省属国企,因此容易受我国计划经济时代思维的影响,企业行政管理部门也容易存在机关作风,主要表现为不顾企业行政管理工作的特点及实际情况,完全照搬党政机关行政管理的制度,走形式主义,做表面文章,不讲实效、纸上谈兵,官样文
章,咬文嚼字,繁文缛节、按部就班,这样非常容易造成公司各种资源的浪费,打击企业员工的工作积极性,降低企业行政管理的效率,不利于企业效益的提升。
(3)行政管理体系的缺位
目前公司的部分行政管理人员的工作还带有比较明显的计划经济的色彩,把工作的重点仍然放在了总务后勤管理、办公室管理、文书档案管理等具体事务中。同时公司的内部设臵上往往设臵与政府机关相匹配的管理机关,从而来达与政府机关相匹配。以上两点大大的限制了企业行政管理活动,使得企业行政管理研究范围过于集中于事务性活动中。正是因为企业行政管理工作过于围绕一些具体的事务,使得企业行政管理体系的缺位。
(4)企业行政管理工作中的“脱离实际”
这种现象在公司的行政管理工作时有存在,造成这种现象的原因主要是行政管理人员对业务缺乏了解,在管理的过程中,不能结合部门的实际情况,发布与实际情况相对应的规定,所以使得发布的规定脱离实际,造成其他部门的排斥,而其他部门的排斥则会使得行政管理人员对各部门的情况更加欠缺了解,从而造成了一个恶性循环。四、解决企业行政管理常见问题的对策
企业行政管理存在的常见问题的解决,需要结合公司的实际情况,从管理制度、管理人员素质、管理体系等各方面入手,借鉴国内外企业行政管理的新模式,寻找出相对应的解决方法,并积极贯彻落实,使得企业行政管理工作做到有据可依,有章可循。
(1)完善企业规章制度建设
企业规章制度是企业内部的法律,是企业每个员工在劳动过程和劳动管理中都必须遵守的制度的总和。完善的企业规章制度,可以让企业管理者实现科学化的行
政管理,可以让员工在劳动过程中做到有据可依,将大大激发企业全体员工的劳动热情,从而提高企业的生产效率和经济效益,推动企业健康快速的发展。
企业的规章制度是企业日常运行的行为准绳,因此企业规章制度不应该是一成不变的,是应该根据企业自身条件以及自身发展的要求,做到持续不断的调整的,这样才能避免企业行政管理中常常出现的“游击作风”。同样企业应该牢记企业行政管理的根本是服务,不可以本末倒臵,把企业行政管理搞成一股“机关习气”,这样会大大降低员工士气,损害公司利益。
(2)提高企业行政管理者的素质
企业行政管理工作的性质决定了管理人员每天都必须面对繁琐,不起眼的大大小小的事务,他们既是企业的调研员,也是企业的宣传员,还充当着企业的服务员、信息员等多个角色。这就要求他们从思想素质、心理素质、身体素质、能力素质以及专业知识素质等五方面严格要求自己。首先需要他们有健康的身体,在工作中才能有充沛的精力去完成这些繁琐的事务;在思想上要具有较强的奉献精神和事业心,才能做好行政管理中的细小的工作;在心理上要敢于创新,意志坚定,最大限度的发挥自己的主观能动性,积极主动完成相应的工作任务;同时需要学习相关领域的专业知识,才能做到一个合格的企业宣传员、服务员和信息员。
(3)企业行政管理分层次提出重点和要求
企业行政管理可以划分为上层、中层和下层,通过对各层提出不同的重点和要求,来达到工作任务的逐层管理和逐层授权,从而提高行政管理的工作效率。其中行政管理的上层机关主要负责全局性的工作,比如决策、规划和控制,控制行政管理的总体效率,主要通过领导、决策、组织和协调等方面改进工作,来提高管理的总体效率;企业行政管理中层在上层和下层之间起到一个承上启下的沟通作用,首先是完全
掌握上层领导的意图,在此基础上将上层的工作任务进一步的细分给下层,并针对下层的工作任务做好计划,指挥指导部门各项
工作,从而提高自身的作用。下层管理者是中层管理者做好的计划的实施者,去进一步指导、沟通、激励从而影响员工,最终使得大家一起努力来完成组织的目标任务。
(4)借鉴国内外先进的企业行政管理新模式
公司的企业行政管理工作不能闭关自守,要走出去借鉴和学习国内外的先进的企业行政管理新模式,引入科学化的管理,比如绩效考核、目标管理、成本控制等。目前公司行政效率管理方法上还比较陈旧,往往只是关注行政命令,不能调动行政管理人员的积极性。因此现代化的企业行政管理必须把效率考核和成本控制引入到行政管理工作中,这样才可以增强管理者的责任感,也便于衡量管理者的工作业绩,提高企业的行政管理效率。
五、结论
综上所述,企业行政管理在现代化企业中的职能决定了其在企业中起着至关重要的作用,因此要求企业有一套规范健全的规章制度,企业行政管理人员按照规章制度的要求完成企业行政管理。同时企业行政管理人员要不断的学习,提高自身的专业知识水平,让自己的自身素质达到现代化企业行政管理的要求,并借鉴国内外先进的行政管理模式,最终规范企业的行政管理。
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