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2022年值班8个技巧(范文推荐)

时间:2022-09-06 15:25:05 来源:文池范文网

下面是小编为大家整理的2022年值班8个技巧(范文推荐),供大家参考。

2022年值班8个技巧(范文推荐)

值班的8个技巧

 

值班工作是保证整个机关正常运转而不可偏废的一个重要环节。值班室是机关连接内外的枢纽,进出机关的通道,面向群众的窗口,信息反馈的中心。它不仅是机关的门面,而且对维护机关正常办公秩序,保障工余时间职能的继续发挥和不间断,起着十分重要的作用。因此,党政军群各级机关,一般都设有值班室,由机关干部轮流值班。

值班的组织形式大体上有三种:一种是一般性值班,由本单位的机关干部兼职轮流担任,主要负责本单位下班以后的中午、夜间和节假日的值班工作。第二种是设有专门值班机构,配备专职值班人员,负责本单位昼夜24小时的全部值班工作。第三种是专职和兼职相结合的值班形式。值班室一般设立在机关大门口或出入各大部的必经之地。值班室显要位置应挂值班牌,牌上应标明当日的值班领导值班员、值班通信员及值班单位的姓名或名称。二值班室一般由秘书部门,或办公室管理,主要负责值班表的编排和值班室内设施管理。值班表一般一个月排一次,国家规定的重大节日,另作具体安排。既要安排值班大员,又要有值班领导,凡安排的值班表均应经主管领导审批,尔后印发到各参加值班的单位和个人,以便使值班人员有所准备,按时交接班,也便于有关单位掌握值班进度,遇事便于联系。

由于各机关的性质和任务不同,因而所规定的值班职责、任务和注意事项不尽一致,但有一点是明了的,就是各级规定的值班制度或值班须知,以及值班人员在值班时应遵循的准则。这里只从一般的角度明确以下几项任务。

1.负责电话联系。上级机关,基层单位和友邻单位许多电话是打到值班室的。值班人员当接到电话后,应立即做好电话记录,特别是遇到上级领导和机关或领导的电话,一定要记录清楚,必要时可以采取询问复述等方法,核准记录,有条件的也可先使用录音机录音,而后核实整理记录。对一一些具体的时间、地点、姓名、数字等更应做到准确无误。无论事大事小事情缓急程度如何,都要做到急而不乱。在整理电话记录后,应及时按照电话内容的紧急程度和业务归属,将电话记录呈送有关领导阅示;
在领导明确批示或答复后,值班人员应立即通知或直接交付有关部门处理,亦可根据领导指示直接处理。

2.接待外来人员。不论本地或外地、持有介绍信或无持介绍信,来客一般都要先到值班室。值班人员一定要做好接待工作,在问清来客的目的后,能答复解决的要及时处理,属于归口管理的问题应通知有关业务部门或人员具体接治办理,对上级机关的视察人员及符合手续的来访者,要认真接待,积极为其联系接送车辆、食宿和接洽部门等。

3.承办领导交办的事项。领导有时会临时交给值班人员随机性任务,如找人,传达通知,联系派车接送人员,收集当天的某些情况等等。对领导临时交代的任务,值班人员都应认真对待,积极完成。

4.处理机关下班后的急文、急事。在下班时间,直接处理各种急文、急电和突发事件,是值班室的一项重要任务。值班人员接到急文急电或紧急事务后,如有处理把握可应急处理,同时报告负责同志;
如无处理把握的重大情况,不可盲目处理,而应请示领导后,再行处理。

5.按要求向上级汇报机关一日工作情况和及时向机关通报有关事项。

上级机关,基层单位和外地客人来机关办事首先接触的是机关值班人员。值班人员的言行,不仅代表和影响着本部门的形象和威信,而且关系到他们对整个机关的评价问题。对此,值班人员必须有一个清醒的认识,自觉严格要求自己,具体说来,值班人员应具备如下素质:

1.信息广泛,熟悉机关。值班室接触的人多、事杂既要负责上传下达,还要答复一些具体问题,这就要求值班人员必须随时学习和掌握一些相关的政策规定;
同时要注意熟悉机关各项业务工作,如各单位的机构设置、职权范围,办公程序;
还应注意收集有关信息,如掌握上级机关,本级机关,下属机构的变动及办公地点;
电话号码的变更情况,掌握车站、机场、码头;
医院、招待所等地的电话号码、地址,以及航班时刻表和列车时刻表等。只有掌握这些基本情况,才能保证上下左右的联络畅通,得心应手地处理好值班室的事情。

2.作风严谨,认真负责。值班人员必须按时交接班。在值班期间,必须高度负责,填好值班日志,严格交接手续,具有高度的事业心和责任感,做到:人不离室,人不离机,稳重老练,有条不紊,认真细致,一丝不苟。

3.待人热情,说话和气。值班室接待各方面的来访者,同时,要与许多业务部门联系业务。因此,必须注意待人热情,说话和气。值班室平时要注意安静、清洁,东西放置要井然有序。来客时,要平等待人,主动让座,斟水,态度和蔼,耐心听客人讲话,不可性情急躁,给人一种不耐烦的感觉。总之,要使来客感到机关的温暖,别产生机关门难进、脸难看、话难听、事难办的错觉而影响机关的声誉。

4.任劳任怨,积极主动。值班室的工作十分琐碎,有时还会受些委屈,因此,值班人员要具备任劳任怨,不厌其烦,甘当无名英雄的品德。同时,对于值班室内的工作,以及领导临时交给的任务,都要主动去做,按时完成。

5.高度警惕,严密防范。机关文件多,电报电话多,会议多,来访多,又是领导的办公地,值班人员应负好安全保密的责任,始终保持高度的警惕性,做到:来访人员的身份清,来访人员的意图清,安全保密规定及保密场所清,进出入人员登记清。

6.把握权限,量力而行。值班人员在处理事情时,既要讲究工作效率,又要注意原则。自己有权处理的要尽快处理,无权处理的不可越权行事,待请示上级后再处理。同时,对自己拿不准的事情要多请教,特别是向业务部门请教,不能不懂装懂,毛手毛脚,粗枝大叶,打发走完事。总之,要做到量力而行。

7.分清缓急,及时报告。值班人员在处理问题时,要有急有缓。对紧急事项要尽快做出决断处置,又要迅速向有关领导报告,做到不呆板,不教条。对缓办事项,要力争早日处理,由于客观原因完不成的,要向下一班人员详细交接。交接的内容主要是:事项的处理进度,遗留问题,未处理完的原因,今后处理该事项的意见和建议等。

8.保守机密,学会“挡驾”。值班人员与来访人员接触中要谨言慎行,防止泄露机密。在遇到来访者要会见领导时,要问清意图,尽量使具体业务部门接治,而不要打扰领导正常工作。在“挡驾”时要注意方式方法,既不使对方对领导产生误解又要保证领导避免不必要的接待应酬。

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